연차 사용촉진 공문을 보냈으니 연말에 남은 연차는 소멸한다고 생각하기 쉽습니다. 그러나 근로기준법 제61조가 정한 서면 요건과 기한을 갖추지 못한 촉진은 효력이 없고, 회사의 미사용 연차수당 지급 의무가 그대로 유지됩니다. 요건 판단은 사업장 적용 여부, 촉진 일정, 대상자 확인의 순서로 하게 되고, 통보를 이미 보낸 회사라도 같은 순서로 유효성을 점검해 볼 수 있습니다.
촉진 제도를 쓸 수 있는 사업장인지가 먼저입니다.
연차휴가와 사용촉진 규정은 상시 5인 이상 사업장에 적용됩니다. 상시 4명 이하 사업장에 적용되는 근로기준법 조항을 정한 시행령 별표에 제60조와 제61조가 들어 있지 않기 때문입니다(근로기준법 제11조 제2항, 같은 법 시행령 제7조 별표 1). 상시 근로자 수는 명부의 정규직 인원이 아니라 법 적용 사유 발생일 전 1개월 동안 사용한 근로자의 연인원을 그 기간의 가동일수로 나누어 계산하고, 기간제와 단시간 근로자도 포함됩니다(같은 법 시행령 제7조의2). 상시 인원이 5명 전후로 변동하는 회사라면 연차휴가 적용 여부부터 확정한 뒤에 촉진을 검토해야 하고, 이 계산은 노무바나나의 상시 근로자 수 계산기로 해 보실 수 있습니다. 계산 결과 적용 제외 사업장이라면 촉진 절차를 준비하지 않으셔도 됩니다.
적용 사업장이라면 다음은 근속기간입니다. 1년 이상 근속자는 제61조 제1항, 입사 1년 미만 직원은 2020년 3월 31일 신설된 제61조 제2항의 일정을 따르고, 두 일정은 기준일과 횟수가 서로 다릅니다. 같은 직원이라도 근속 1년을 지나는 해에는 두 절차의 대상 연차가 달라지므로, 명단을 근속기간으로 나눈 뒤에 촉진 서식을 정해야 합니다.
부여 기준일에 따라 촉진 일정이 달라집니다.
1월 1일부터 12월 31일까지를 사용기간으로 하는 회계연도 사업장은 7월 1일부터 7월 10일 사이에 1차 서면 촉구, 직원 무회신 시 10월 31일까지 2차 지정 통보라는 일정이 나옵니다(근로기준법 제61조 제1항). 입사일 기준으로 연차를 주는 회사는 직원마다 소멸일이 달라 촉진 기준일도 직원별로 계산되고, 1년 미만 직원은 어느 회사든 입사일 기준으로만 계산합니다. 연도 중에 부여 기준을 바꾼 회사라면 전환 연도의 소멸일이 직원마다 다를 수 있으므로, 촉진 명단을 뽑기 전에 직원별 소멸일부터 대조해야 합니다.
우리 회사가 어느 기준으로 연차를 주고 있는지, 취업규칙의 부여 기준과 실제 운영이 일치하는지가 여기서 확인할 사항입니다. 취업규칙에는 입사일 기준으로 적혀 있는데 실제로는 회계연도로 운영해 온 회사라면 촉진 기준일 자체가 다투어질 수 있고, 기준일을 잘못 잡으면 기한 안에 보낸 통보도 효력을 다투게 됩니다. 지정한 휴가일에 출근한 직원을 그대로 일하게 둔 경우에도 그 연차의 수당 지급 의무가 유지된다는 대법원 판결이 있으므로(대법원 2020. 2. 27. 선고 2019다279283 판결), 통보 이후 지정일 당일의 처리까지 일정에 넣어 두어야 합니다.
휴직 중인 직원과 중도퇴사자의 연차는 촉진으로 정리되지 않습니다.
회사가 사용 시기를 지정해 통보했더라도, 그 지정일에 근로자가 휴직 등으로 노무제공 의무가 면제되거나 정지되어 연차를 쓸 수 없었다면 유효한 촉진 조치로 보기 어렵다는 것이 고용노동부의 회신입니다(임금근로시간정책팀-194, 2005. 10. 10.). 같은 회신은 촉진 조치 이후 근로자가 지정된 휴가일 이전에 퇴직해 휴가를 쓰지 못한 경우에도 회사의 보상 의무가 면제되지 않는다고 보았습니다. 촉진 통보 시점에 이미 휴직 일정이 잡혀 있는 직원이라면, 사용 시기를 휴직 기간과 겹치지 않게 지정해야 그 통보가 유효한 촉진으로 인정될 수 있습니다.
따라서 육아휴직이나 병가 중인 직원, 연말 전 퇴직이 예정된 직원은 촉진 명단에 넣어 두는 것으로 해결되지 않습니다. 이 직원들의 미사용 연차는 수당 정산 대상으로 따로 관리하고, 퇴직자는 퇴직 시점에 정산합니다. 촉진 대상 명단과 수당 정산 명단을 나누어 두면 연말에 지급 누락이 생길 위험이 줄어듭니다.
한편 육아휴직에서 복직한 직원이 휴직 때문에 쓰지 못한 연차도 마찬가지입니다. 휴직 기간과 겹친 지정일의 촉진은 유효한 조치로 보기 어려우므로 수당으로 지급하는 것이 원칙이고, 다만 직원 본인의 자유로운 의사에 따른 합의가 있다면 사용기한을 늦춰 이월하는 방법은 가능할 것으로 판단됩니다. 이때에도 이월한 기한까지 쓰지 못한 연차는 소멸하지 않고 수당 지급 대상으로 유지됩니다.
오래 쓰던 촉진 서식은 조문 번호도 확인 대상입니다.
2026년 6월 9일 공포된 근로기준법 개정 법률(법률 제21784호)이 2027년 6월 10일 시행되면 제60조에 연차의 시간 단위 분할 사용 조항이 신설되면서 항 번호가 재정렬되고, 연차 소멸을 정한 조항이 제60조 제7항에서 제60조 제8항으로 바뀝니다. 제61조가 인용하는 조문 번호도 함께 개정됩니다. 같은 개정으로 연차 청구·사용을 이유로 한 불리한 처우를 금지하는 조항도 신설되므로, 촉진 안내문에 연차 사용을 압박하는 듯한 문구가 있는지도 함께 점검할 필요가 있습니다.
이에 따라 촉진 촉구서와 통보서 서식에도 정비할 대목이 생깁니다. 서식에는 근거 조문이 인용되어 있는 경우가 많습니다. 현재 발송하는 서식에는 현행대로 제60조 제7항을 적는 것이 맞고, 2027년 6월 10일 이후 발송분부터는 제8항으로 정비해야 합니다. 여러 해 같은 서식을 복사해 쓰는 회사라면 서식 관리 대장에 이 개정 시행일을 미리 적어 두시기 바랍니다. 시간 단위 연차의 구체적인 단위와 일수 범위는 대통령령에 위임되어 있어 시행령이 나오면 연차 신청 서식에도 시간 단위 기재란이 필요해질 수 있으므로, 서식 정비는 한 번에 묶어 하시면 됩니다.
미사용 일수 확인은 무료 계산기로 하실 수 있습니다.
촉진 통보에는 직원별 미사용 연차 일수가 먼저 필요합니다. 촉구서에 적은 일수가 실제 발생 일수와 다르면 그 촉구의 효력부터 다투어질 수 있으므로, 발생 일수 계산이 정확해야 합니다. 노무바나나의 무료 도구에 있는 연차 계산기는 입사일 기준과 회계연도 기준의 연차 발생 일수를 함께 계산해 주므로, 여기에 사용 일수를 대조하면 촉구서에 적을 미사용 일수가 나옵니다. 1년 미만 입사자의 월 단위 발생 일수까지 확인할 수 있어 제61조 제2항의 촉진 준비에도 쓸 수 있습니다.
1차 통보에 들어가야 할 문구와 서식은 노무바나나의 무료 도구에 있는 연차 사용촉진 통보서 (1차)에서 확인하실 수 있습니다.
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