직원이 5명 미만인 사업장도 임금을 지급할 때 임금명세서를 교부해야 합니다(근로기준법 제11조 제2항·제48조 제2항, 같은 법 시행령 제7조·별표 1). 근무하는 날이 적은 아르바이트나 일용직을 사용하더라도 지급한 임금의 내역을 알려 주어야 하며, 월급을 받는 정규직만 명세서를 주는 방식으로 운영하시면 안 됩니다. 다만 사업장 전용 양식을 새로 만들거나 유료 급여 프로그램을 도입할 필요는 없습니다. 법정 기재사항이 들어 있다면 회사가 사용하던 서식으로도 교부할 수 있습니다(근로기준정책과-1938, 2022.6.22.).
일용직은 계약에서 정한 임금지급일에 명세서를 줍니다.
한 달 미만의 근로계약을 체결한 근로자는 계약에서 정한 임금지급일을 기준으로 교부합니다(고용노동부, 개정 근로기준법 설명자료, 2021.11., 10쪽). 일당을 매일 지급한다면 그날 지급한 임금에 관한 명세서를 함께 주어야 합니다. 여러 날 근무한 임금을 약정한 날에 지급하는 경우에는 그 지급내역을 적어 전달합니다. 일용직이라는 명칭만 보고 매일 지급하거나 월말에 한꺼번에 교부하는 것으로 정하지 말고, 실제 약정한 지급일과 지급한 내역을 대조하셔야 합니다.
명세서에는 근로자를 식별할 정보와 실제 지급일, 임금 총액 및 항목별 금액을 적고, 일수나 시간으로 산정했다면 계산방법을 함께 표시합니다(근로기준법 시행령 제27조의2 제1호부터 제5호까지). 공제한 금액이 있으면 공제내역도 포함해야 하므로, 이름과 일당만 적은 출근부를 그대로 건네는 것으로는 부족할 수 있습니다(같은 조 제6호). 출근부에서 근무일을 확인하고, 그 일수로 계산한 임금이 명세서에 맞게 반영되었는지 살펴보시는 편이 좋습니다.
근무시간이 짧아도 지급한 임금의 계산방법은 알려야 합니다.
주 15시간 미만으로 일하는 근로자도 임금명세서 교부 대상에 포함됩니다(근로기준법 제48조 제2항; 고용노동부, 개정 근로기준법 설명자료, 2021.11., 11쪽). 근무시간이 짧다는 이유로 입금 사실만 알리고 끝낼 수는 없습니다. 다만 임금 항목이 단순하다면 그에 맞춰 간단하게 작성할 수 있으므로, 월급제 직원용 양식의 모든 수당란을 채우려고 지급하지 않은 항목까지 새로 만들 필요는 없습니다.
가령 시급 12,000원, 해당 지급기간의 근로시간 24시간으로 정산하고 다른 수당이나 공제가 없는 경우라면, 임금 총액 288,000원과 함께 '12,000원 × 24시간'이라는 계산방법을 적을 수 있습니다(근로기준법 시행령 제27조의2 제3호·제5호). 이 예시는 별도 수당·공제가 없는 경우를 전제로 합니다. 실제 지급해야 할 수당이 있거나 세금 등을 공제했다면 그 금액도 구분해야 하므로, 단순한 양식을 사용하더라도 이번 지급내역을 빠짐없이 반영하셔야 합니다.
퇴직자의 마지막 급여도 지급할 때 내역을 전달합니다.
근로자가 퇴직하면 회사는 원칙적으로 퇴직일부터 14일 이내에 임금 등 금품을 지급해야 합니다. 특별한 사정이 있는 경우에는 당사자가 합의하여 지급기일을 연장할 수 있지만, 회사의 정기 급여일이 나중이라는 이유만으로 지급을 미룰 수는 없습니다(근로기준법 제36조). 정기 급여일 전에 퇴직한 직원의 금품을 청산할 때에는 그 정산 내역도 작성해 교부하는 편이 좋습니다(고용노동부, 개정 근로기준법 설명자료, 2021.11., 10쪽).
마지막 임금을 지급할 때도 해당 근로자의 명세서 교부를 처리해야 합니다(근로기준법 제48조 제2항). 퇴직자를 이번 달 급여메일 수신 대상에서 이미 제외했다면, 정산한 임금을 송금하면서 명세서를 별도로 전달할 필요가 있습니다. 정규 급여와 다른 날에 지급하는 경우에는 기존 양식의 지급일을 그대로 두지 말고, 실제 지급일과 마지막 근무기간에 대한 금액이 표시되었는지 확인하시는 편이 좋습니다(근로기준법 시행령 제27조의2 제2호부터 제5호까지).
기존 서식은 유지하고 근로자에게 전달되는 내용을 확인합니다.
고용노동부는 법정 기재사항을 포함하면 사업장에서 정한 서식을 사용할 수 있다고 회시하였습니다(근로기준정책과-1938, 2022.6.22.). 사업주가 직접 엑셀로 임금을 계산하거나 외부에 급여계산을 맡기고 있다면, 최종적으로 근로자에게 보내는 명세서를 열어 보시는 편이 좋습니다. 내부 급여대장에는 내용이 모두 있어도 근로자에게 내보내는 문서에서는 계산방법이 생략될 수 있으므로, 출력·발송본에 빠진 항목이 있는지를 기준으로 보완하시면 됩니다.
종이 대신 전자문서로 전달하는 방법도 가능합니다(근로기준법 제48조 제2항). 소규모 사업장은 이미 사용하는 이메일이나 문자로 명세서를 전달할 수 있으며, 법정 기재사항을 갖추어 교부했다면 수령 확인용 서명을 매번 받을 의무까지 발생하지는 않습니다(근로기준정책과-1938, 2022.6.22.). 이번 지급 대상에 일용직·시간제 직원·퇴직 정산 대상자가 포함되어 있는지를 급여 지급 목록과 대조하고, 실제 지급한 사람에게 명세서도 전달되었는지 확인하시는 편이 좋습니다.