연차는 계산식만 알면 되는 제도로 생각하기 쉽습니다. 그러나 노동청에서 임금체불로 다투어지는 것은 일수 계산이 아니라 다른 세 가지입니다. 회계연도로 맞추면서 생긴 차액, 사용촉진 절차를 밟았는지, 퇴사자 정산에 남은 일수를 넣었는지입니다.
연차는 근로자가 청구한 시기에 주는 것이 원칙입니다. 회사가 시기를 바꿀 수 있는 경우는 사업 운영에 막대한 지장이 있을 때뿐이고(근로기준법 제60조 제5항 단서), 그 밖에는 회사가 정할 수 있는 것이 많지 않습니다.
5인 미만이거나 주 15시간 미만이면 대상이 아닙니다.
먼저 걸러야 할 두 가지가 있습니다. 연차는 상시 5명 이상을 쓰는 사업장에만 적용됩니다(근로기준법 제11조 제1항). 상시 4명 이하 사업장은 연차 부여 의무가 없습니다.
다음으로 초단시간 근로자입니다. 4주를 평균해 1주 소정근로시간이 15시간 미만이면 주휴와 연차 조항이 적용되지 않습니다(같은 법 제18조 제3항). 주 14시간 아르바이트에게는 연차가 발생하지 않습니다.
⛔ 여기서 흔한 오해가 하나 있습니다. 4대보험 가입 여부는 연차와 관계가 없습니다. 판단 기준은 상시근로자 수와 소정근로시간이지 보험 취득 여부가 아닙니다.
며칠이 생기는지는 근속과 출근율로 정해집니다.
1년간 80퍼센트 이상 출근하면 연차휴가 15일이 발생합니다(근로기준법 제60조 제1항). 출근율이 80퍼센트에 못 미치거나 근속이 1년 미만이면 1개월 개근에 1일씩 발생합니다(같은 조 제2항).
한편 3년 이상 근속하면 가산이 시작됩니다. 최초 1년을 넘는 매 2년마다 1일이 더해지고, 가산을 포함한 총 일수는 25일이 상한입니다(같은 조 제4항).
출근율을 셀 때 출근한 것으로 보는 기간이 따로 있습니다. 업무상 부상·질병으로 휴업한 기간과 출산전후휴가 기간, 육아휴직 기간이 그렇습니다(같은 조 제6항). 이 기간을 결근으로 처리해 출근율을 80퍼센트 아래로 떨어뜨리면 발생 일수가 잘못 계산됩니다.
달력으로 옮기면 이렇습니다. 2025년 3월 2일 입사자라면 2026년 3월 1일까지 매월 개근할 때마다 1일씩 최대 11일이 생기고, 2026년 3월 2일에 연차휴가 15일이 따로 발생합니다. 1년차에 쓴 11일이 2년차 15일에서 차감되지 않습니다.
회계연도로 맞추면 퇴사할 때 차액을 정산해야 합니다.
법이 정한 기준은 입사일입니다. 다만 직원마다 발생일이 달라 관리가 번거로우니, 실무에서는 회계연도로 통일해 운영하는 경우가 많습니다.
회계연도 방식은 문제가 없습니다. 다만 조건이 붙습니다. 퇴직 시점에 입사일 기준으로 다시 계산해, 근로자에게 불리하면 그 차액을 정산해 주어야 합니다. 이 정산을 빠뜨린 것이 임금체불로 잡히는 대표적인 경우입니다.
따라서 연중 입사자를 회계연도에 편입할 때는 첫 해에 비례로 부여합니다. 7월 1일 입사자라면 다음 회계연도 시작 시점에 15일의 절반인 7.5일을 주는 식입니다. 이때도 입사일 기준과 비교해 불리하지 않은지를 퇴직 때 한 번 더 봐야 합니다.
인사담당자가 실무에서 쓰기 좋은 방법은 하나입니다. 연차대장에 '입사일 기준 일수' 항목을 하나 더 만들어 두는 것입니다. 평소에는 회계연도 기준으로 운영하되 그 항목을 같이 채워 두면, 퇴직 정산 때 다시 계산하지 않아도 됩니다.
수당 의무를 면하려면 서면 촉진을 두 번 해야 합니다.
연차는 1년간 쓰지 않으면 소멸합니다. 다만 사용자의 귀책사유로 쓰지 못한 경우는 소멸하지 않습니다(근로기준법 제60조 제7항). 소멸한 연차는 원칙적으로 미사용 수당으로 지급해야 합니다.
다만 회사가 그 수당 의무를 면하는 방법이 하나 있습니다. 사용촉진입니다(같은 법 제61조 제1항). 절차가 정해져 있습니다.
1차: 사용 기간이 끝나기 6개월 전을 기준으로 10일 이내에, 근로자별 미사용 일수를 알려 주고 사용 시기를 정해 통보하도록 서면으로 촉구합니다.
2차: 근로자가 촉구를 받고 10일 이내에 통보하지 않으면, 사용 기간이 끝나기 2개월 전까지 회사가 사용 시기를 정해 서면으로 통보합니다.
⛔ 두 번 모두 서면이어야 하고 기한이 정해져 있습니다. 구두로 독려하거나 사내 메신저로 공지한 것은 촉진으로 인정되지 않고, 그 경우 수당 지급 의무가 그대로 유지됩니다.
1년 미만 근로자는 시점이 다릅니다. 최초 1년의 근로기간이 끝나기 3개월 전 기준 10일 이내에 1차 촉구를 하고, 그 뒤 발생한 휴가는 1개월 전 기준 5일 이내에 따로 촉구해야 합니다(같은 조 제2항). 1년 미만 근로자에게 같은 일정으로 촉진하면 절차가 무효가 됩니다.
인사담당자가 해마다 챙길 것
연차 관리에서 회사가 실제로 판단해야 하는 것은 촉진 절차 하나입니다. 나머지는 계산과 기록입니다.
촉진을 할지 말지부터 정하십시오. 하지 않기로 했다면 미사용 수당을 예산에 잡아 두어야 하고, 하기로 했다면 1차·2차 시점을 달력에 미리 찍어 두어야 합니다. 회계연도 기준 회사라면 1차는 6월 말, 2차는 10월 말 무렵이 됩니다.
그리고 서면은 남는 형태로 하십시오. 촉구서를 출력해 서명을 받거나, 사내 시스템에서 발송 기록과 수신 확인이 남는 방식이면 됩니다. 다툼이 생겼을 때 확인되는 것은 보낸 사실과 시점입니다.
퇴사자 정산에는 남은 연차를 반드시 넣으십시오. 회계연도로 운영해 왔다면 그 자리에서 입사일 기준과 비교합니다. 퇴직금 정산만 하고 연차 수당을 빠뜨리면 그대로 체불이 됩니다.
수당을 계산할 때 기준이 되는 것은 1일 통상임금입니다. 월 통상임금을 월 소정근로시간으로 나눈 뒤 1일 소정근로시간을 곱하는 방식이라, 통상임금에 무엇을 넣었는지가 그대로 금액에 반영됩니다. 정기·일률·고정으로 지급하는 수당을 통상임금에서 빠뜨리면 연차수당도 함께 적게 계산됩니다.
한편 2027년 6월 10일부터는 연차를 시간 단위로 나누어 청구할 수 있게 됩니다(근로기준법 제60조 제5항, 2026. 6. 9. 신설). 아직 시행 전이고 구체적인 범위는 대통령령으로 정해지므로, 지금 규정을 고칠 필요는 없습니다. 다만 근태 시스템을 바꿀 계획이 있다면 시간 단위 처리를 염두에 두시는 편이 좋습니다.
정산 전에 일수부터 맞춰 두시면 다툼이 줄어듭니다. 노무바나나의 무료 도구에 있는 연차 계산기에 입사일과 기준 방식을 넣으시면 입사일 기준과 회계연도 기준이 함께 계산되고, 무급휴직·결근이 있는 해의 출근율 판정도 반영됩니다.
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