연차휴가의 기산일은 근로자별 입사일이 원칙이지만, 노무관리의 편의를 위해 취업규칙이나 단체협약으로 회계연도(1. 1.~12. 31.) 기준의 일괄 부여를 정하는 것도 허용됩니다(임금근로시간정책팀-2888, 2007. 9. 11.). 어느 방식을 쓰는지 자체는 적법성에서 중요하지 않지만, 회계연도 방식이라면 연도 중 입사자에게 불리하지 않을 것이라는 조건은 갖추어야 합니다. 이 조건을 채우려면 입사 첫해의 비례 부여와 퇴직 시점의 입사일 기준 재정산이 필요합니다. 이 두 가지가 빠진 회계연도 운영은 재직 중에는 편리해 보여도, 퇴직 정산에서 미지급 연차휴가수당이 발생합니다.
우리 회사가 어느 방식인지부터 확인합니다.
근로기준법 제60조는 1년간 80% 이상 출근한 근로자에게 15일, 계속근로 1년 미만이거나 출근율 80% 미만인 근로자에게 1개월 개근 시 1일의 유급휴가를 주도록 정할 뿐, 기산일을 어느 날로 할지는 정하고 있지 않습니다. 고용노동부는 출근율 산정기간의 기산일을 근로자 개인별로 정하는 것이 원칙이되, 노무관리의 편의를 위해 취업규칙·단체협약으로 회계연도 기준을 일률적으로 정할 수 있다고 해석합니다(근로개선정책과-5352, 2011. 12. 19.).
입사일 방식은 법 원칙 그대로라 정산 논점이 적은 대신 직원마다 부여일이 달라 관리 부담이 크고, 회계연도 방식은 전 직원의 연차휴가가 1월 1일에 한꺼번에 발생해 관리가 쉬운 대신 입사 첫해의 비례 계산과 퇴직 시점의 재정산이 따라옵니다. 확인은 취업규칙의 연차휴가 조항에서 시작됩니다. 기산일 문구 없이 관행으로만 회계연도 방식을 쓰고 있다면 근거 문구부터 정비해 두셔야, 이후의 비례 부여와 퇴직 정산이 다툼 없이 이어집니다.
연도 중 입사자에게는 첫해 근속에 비례한 연차휴가를 부여합니다.
회계연도 방식에서 연도 중 입사자에게는 다음 해 1월 1일에 입사연도의 근속기간에 비례한 일수를 부여합니다(임금근로시간정책팀-2888). 7월 1일 입사자라면 입사연도 재직일이 184일이므로 다음 해 1월 1일에 15일×(184일÷365일)≈7.6일이 발생하고, 10월 1일 입사자라면 재직일 92일로 같은 계산에서 약 3.8일이 발생합니다. 그다음 해 1월 1일부터는 기존 재직자와 같은 15일로 합류합니다. 여기에 더해 입사 첫해의 월 단위 연차휴가(1개월 개근 시 1일, 최대 11일)는 별도로 발생합니다(근로기준법 제60조 제2항). 비례 일수 대신 기존 재직자와 같은 15일을 바로 주는 운영도 가능합니다. 근로자에게 더 유리한 부여이기 때문이고, 이 경우 입사자별 비례 계산을 따로 하지 않아도 됩니다.
그러나 이 비례 부여를 생략하고 다음 해 1월 1일에 0일로 두었다가 그다음 해에 처음 15일을 주는 운영은, 입사일 기준보다 불리해져 회계연도 방식의 허용 조건을 충족하지 못합니다.
퇴직 시점에는 입사일 기준으로 다시 계산해 미달분을 정산합니다.
고용노동부는 회계연도 기준으로 연차휴가를 운영해 온 사업장이라도, 퇴직 시점에 회사가 부여한 연차휴가 총일수가 입사일 기준으로 계산한 총일수에 미달하면 그 미달 일수를 연차휴가근로수당으로 정산해야 한다고 해석합니다(근로개선정책과-5352). 이 해석의 질의 사례도 회사가 부여한 총 47일과 입사일 기준으로 계산한 46일을 나란히 놓고 비교하는 방식이었습니다. 예를 들어 회계연도 기준으로 총 40일을 부여했는데 입사일 기준 총일수가 43일로 계산되는 퇴직자라면, 미달한 3일분을 연차휴가수당으로 지급해야 합니다. 퇴직으로 휴가를 더 쓸 수 없게 된 미사용 일수도 수당 지급 대상입니다(근기 68207-574, 2000. 2. 24.). 회계연도 방식은 재직 중의 관리 방식일 뿐이고, 근로자가 최종적으로 받는 연차휴가의 총량은 입사일 기준을 밑돌 수 없습니다.
반대로 회계연도 방식이 입사일 기준보다 더 많이 부여한 경우에 그 초과분을 정산할 수 있는지는, 취업규칙에 퇴직 시 재정산 규정이 있는지에 따라 달라질 수 있습니다. 정산 규정이 없으면 유리하게 부여된 것으로 보아 정산이 어려울 가능성이 있으므로, 취업규칙에 '퇴직 시점에 입사일 기준으로 재정산한다'는 문구를 두었는지 확인해 두시기 바랍니다.
육아기·임신기 근로시간 단축도 출근으로 간주됩니다.
퇴직 정산에서 재직 일수 다음으로 확인할 것이 출근율입니다. 업무상 재해로 휴업한 기간과 출산전후휴가, 육아휴직 기간은 종전부터 출근한 것으로 간주되었고(근로기준법 제60조 제6항 제1호~제3호), 2024년 10월 22일부터는 육아기 근로시간 단축과 임신기 근로시간 단축으로 단축된 근로시간도 출근 간주 대상에 추가되었습니다(제60조 제6항 제4호·제5호). 종전에는 단축 후의 근로시간에 비례해 연차휴가를 계산하는 처리가 일반적이었지만, 이 개정으로 2024년 10월 22일 이후의 단축 기간은 단축 전과 동일하게 계산됩니다. 단축근무를 썼다는 이유로 연차휴가를 시간 비례로 줄여 부여하면, 개정 이후 기간에 대해서는 연차휴가가 적게 잘못 부여됩니다. 개정 전후에 걸친 단축 사용자가 있다면 2024년 10월 22일을 경계로 기간을 나누어 확인해 보셔야 합니다.
한편 사용촉진(제61조)을 요건대로 마친 미사용 연차휴가는 수당 보상 의무가 면제되므로, 퇴직 정산 때는 촉진 이행 여부까지 함께 확인하게 됩니다.
입사일과 휴직 기간을 넣으면 계산됩니다.
입사일 기준과 회계연도 기준의 차이, 첫해 비례 일수, 출근 간주 기간까지 반영한 연차휴가 일수는 노무바나나의 무료 도구에 있는 연차 계산기로 확인하실 수 있습니다. 입사일과 기준 방식, 휴직 기간을 넣으면 연도별 발생 일수와 퇴직 시점의 정산 기준 일수가 계산됩니다.
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