상시 근로자가 5명 미만인 회사도 근로계약서와 임금명세서 교부, 임금대장과 근로자 명부 작성, 서류 3년 보존 의무와 근로감독관에 관한 규정을 적용받으므로 근로감독(노동감독)의 대상이 됩니다(근로기준법 시행령 제7조 별표 1). 반대로 연장·야간·휴일근로 가산수당과 연차휴가, 근로시간 한도는 5명 미만 사업장에 적용되지 않고(같은 별표), 취업규칙을 작성해 신고할 의무는 상시 10명 이상인 회사에만 있습니다(근로기준법 제93조). 직원 수가 5명과 10명 이상이 되는 때마다 갖출 서류가 늘어나므로, 인사담당자는 감독 준비에 앞서 상시 근로자 수부터 산정해 보시기 바랍니다.
5명 미만 회사도 근로계약서와 임금명세서는 교부하여야 합니다.
근로조건 서면 교부(근로기준법 제17조), 근로자 명부(제41조), 서류 보존(제42조), 임금대장과 임금명세서(제48조)는 상시 4명 이하 사업장에도 적용됩니다(근로기준법 시행령 제7조 별표 1). 직원이 3명인 회사도 직원마다 근로계약서를 교부하고 월급을 지급할 때마다 임금명세서를 교부하여야 하며, 임금명세서를 교부하지 않으면 500만원 이하의 과태료가 부과될 수 있습니다(근로기준법 제116조 제2항 제2호). 다만 4명 이하 사업장은 임금대장에 근로시간 수와 연장·야간·휴일근로 시간 수를 기재하지 않을 수 있습니다(같은 법 시행령 제27조 제3항 제1호).
최저임금법은 근로자를 사용하는 모든 사업에 적용되므로(최저임금법 제3조 제1항) 5명 미만 회사도 최저임금액을 직원에게 알려야 하고(같은 법 제11조), 직장 내 성희롱 예방교육도 직원 수와 관계없이 해마다 한 번 이상 하여야 합니다(남녀고용평등과 일·가정 양립 지원에 관한 법률 제3조 제1항, 제13조 제1항, 같은 법 시행령 제3조 제1항). 상시 10명 미만이면 교육자료나 홍보물을 게시·배포하는 방법으로 교육할 수 있어(같은 영 제3조 제4항), 직원이 4명인 회사는 강사를 부르지 않고 교육자료를 사무실에 게시하는 방법으로 이행할 수 있습니다.
5명 이상 사업장은 아르바이트 직원의 계약서에 근로일별 근로시간이 없으면 과태료가 부과됩니다.
기간제근로자나 단시간근로자와 근로계약을 체결할 때에는 근로계약기간, 근로시간·휴게, 임금의 구성항목·계산방법·지불방법, 휴일·휴가, 취업 장소와 업무를 서면으로 명시하여야 하고, 단시간근로자에게는 근로일과 근로일별 근로시간도 명시하여야 합니다(기간제 및 단시간근로자 보호 등에 관한 법률 제17조). 이를 위반하면 500만원 이하의 과태료가 부과됩니다(같은 법 제24조 제2항 제2호). 상시 4명 이하 사업장에는 이 가운데 근로계약기간, 휴게, 임금, 휴일, 취업 장소와 업무에 관한 사항만 적용되므로(같은 법 시행령 제2조 별표 1), 근로일과 근로일별 근로시간을 명시하지 않은 경우에 이 과태료가 부과되는 회사는 상시 5명 이상 사업장입니다. 다만 근로기준법은 단시간근로자의 근로조건에 관한 규정을 4명 이하 사업장에도 적용하고(근로기준법 제18조, 같은 법 시행령 제7조 별표 1), 근로기준법 시행령은 단시간근로자의 근로계약서에 기간제 및 단시간근로자 보호 등에 관한 법률 제17조 각 호의 근로조건이 명시되어야 한다고 정하고 있습니다(근로기준법 시행령 제9조 제1항, 별표 2 제1호 나목). 직원이 4명 이하인 회사도 주 3일 근무하는 아르바이트 직원의 계약서에 근무 요일과 요일별 근로시간을 넣으시기 바랍니다. 4명 이하 사업장도 소정근로시간은 근로계약서에 명시하여야 합니다(근로기준법 제17조 제1항 제2호).
5명 이상이 되면 가산수당과 연차휴가 서류가 점검 대상에 추가됩니다.
상시 5명 이상 사업장은 연장근로 한도(근로기준법 제53조), 가산수당(제56조), 연차 유급휴가(제60조)를 적용받으므로, 임금대장에 근로시간 수와 연장·야간·휴일근로 시간 수를 기재하여야 하고(근로기준법 시행령 제27조 제1항·제3항), 연차휴가를 부여한 뒤에는 휴가에 관한 서류를 3년간 보존하여야 합니다(근로기준법 제42조, 같은 법 시행령 제22조 제1항). 감독관은 장부와 서류의 제출을 요구하여 점검하므로(근로감독관집무규정 제19조 제5항), 5명 이상 사업장은 이 서류를 함께 준비합니다. 상시 근로자 수는 법 적용 사유 발생일 전 1개월 동안 사용한 근로자의 연인원을 그 기간의 가동 일수로 나누어 산정하고, 기간제근로자와 단시간근로자도 연인원에 포함합니다(근로기준법 시행령 제7조의2 제1항·제4항). 주 5일 영업하는 회사에서 정규직 4명과 주 3일 근무하는 아르바이트 직원 1명이 일한다면 평균은 4.6명이지만, 5명에 미달한 날이 2분의 1 미만이므로 5명 이상 사업장으로 판단됩니다(같은 조 제2항 제1호). 노무바나나의 무료 도구에 있는 상시 근로자 수 계산기에 날짜별 근무 인원을 입력하시면 5명 이상 사업장에 해당하는지가 계산됩니다.
10명 이상이 되면 취업규칙을 작성해 신고하여야 합니다.
직원이 상시 10명 이상인 회사는 취업규칙을 작성하여 고용노동부장관에게 신고하여야 합니다(근로기준법 제93조). 신고 의무가 있는데 신고하지 않으면 500만원 이하의 과태료가 부과될 수 있고(같은 법 제116조 제2항 제2호), 감독에서는 25일의 시정기간 안에 신고하도록 지시합니다(근로감독관집무규정 별표 3). 반대로 직원이 9명인 회사는 취업규칙이 없어도 감독에서 미신고로 지적받지 않습니다. 이미 신고한 취업규칙이 그 뒤의 법 개정을 반영하고 있는지 알 수 없는 회사가 취업규칙 무료 스캔에 파일을 올리시면, 2017년 이후 개정·필수 반영 33개 항목이 지금 규칙에 반영되어 있는지를 1영업일 이내에 이메일로 알려 드립니다.
직원 수가 늘어날 때 인사담당자가 확인할 것
먼저 상시 근로자 수를 산정해 5명 미만, 5명 이상, 10명 이상 중 어디에 해당하는지 정합니다. 이어서 직원별 근로계약서와 매월 임금대장, 임금명세서를 확인하고, 5명 이상이면 출퇴근 기록과 연차 사용 내역을, 10명 이상이면 신고한 취업규칙을 더합니다. 25일의 시정기간은 현행 근로감독관집무규정 별표 3이 정하고 있고, 2026년 12월 8일부터는 사업장 감독의 조치기준을 고용노동부령으로 정하게 됩니다(노동감독관 직무집행법 제16조 제2항, 부칙 제1조). 서식이 없는 회사는 노무바나나의 무료 서식에 있는 표준 근로계약서, 임금명세서, 임금대장, 근로자명부를 Word 파일로 내려받으실 수 있습니다.
우리 회사 직원 수에서 어떤 규정이 적용되는지는, 정규직과 아르바이트 직원의 수와 근무일을 입력해 공인노무사가 직접 만들고 검수하는 노무 AI에 질문해 보실 수 있습니다.
직원 수가 늘어나는 시기에 서류와 규정을 한 번에 점검받으시려면 공인노무사에게 한 건 단위로 의뢰하시면 됩니다.
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