사고나 비위의 사실관계를 확인하려고 직원에게 경위서 제출을 지시한 것만으로는 징계에 해당하지 않습니다(서울지방노동위원회 2026. 1. 29. 결정, 결정문일련번호 414153). 다만 취업규칙이 견책을 시말서를 받는 처분으로 정해 두었다면 조사 단계에서 받은 시말서가 견책으로 판단될 수 있고, 취업규칙에 경위서를 받는 징계 절차가 있다면 그 절차를 거치지 않은 징계는 원칙적으로 효력이 없습니다(대법원 1992. 9. 22. 선고 91다36123 판결). 어느 경우든 경위서에 반성과 사죄를 적도록 강제할 수는 없습니다(대법원 2010. 1. 14. 선고 2009두6605 판결). 비위를 확인하는 인사담당자는 경위서를 요구하기 전에 취업규칙의 징계 종류와 징계 절차 조항에 경위서·시말서가 어떻게 적혀 있는지부터 확인해 보시기 바랍니다.
사실 확인을 위한 경위서 제출 지시는 그 밖의 징벌에 해당하지 않습니다.
근로기준법은 정당한 이유 없이 해고·정직·감봉 등과 함께 '그 밖의 징벌'을 하지 못하도록 정하고 있고(근로기준법 제23조 제1항), 이 조항은 상시 5명 이상 사업장에 적용됩니다(근로기준법 시행령 제7조 별표 1). 서울지방노동위원회는 회사가 사실관계를 확인하려는 목적이었다고 밝혔고, 인사규정이 정한 징계 종류(견책·감봉·정직·해고·파면) 어디에도 경위서 제출 지시가 없으며, 인사위원회도 열리지 않았고 실질적인 불이익도 확인되지 않은 점을 들어, 경위서 제출 지시는 그 밖의 징벌이 아니므로 구제신청 대상이 아니라고 판정하였습니다(서울지방노동위원회 2026. 1. 29. 결정, 결정문일련번호 414153).
따라서 경위서를 요구하는 요청서에는 어느 날짜의 어떤 일에 관한 사실 확인인지를 적고, 징계 처분 통지와는 다른 문서로 보내시는 편이 좋습니다. 요청 단계에서 감봉이나 인사상 불이익을 함께 예고하면, 노동위원회가 판단 근거로 든 '실질적인 불이익이 없다'는 사정이 달라져 경위서 요구 자체가 징벌로 다투어질 가능성이 있습니다.
취업규칙이 견책을 시말서 제출로 정했다면 시말서 요구가 견책으로 판단될 수 있습니다.
같은 판정은 경위서 제출 지시가 인사규정의 징계 종류에 해당하지 않는다는 점을 판단 근거로 삼았습니다. 반대로 취업규칙이 견책을 '시말서를 제출하게 하고 장래를 훈계한다'처럼 시말서 제출 자체로 정하고 별도의 징계 절차를 두지 않았다면, 조사 단계에서 구두로 시말서만 요구했더라도 그 요구가 견책 처분으로 판단될 가능성을 배제하기 어렵습니다. 이 경우 같은 비위로 나중에 감봉이나 정직을 하면 같은 사유로 두 번 징계했다는 다툼이 생길 수 있습니다.
이미 시말서를 받은 뒤 더 무거운 징계가 필요하다고 판단되면, 기존의 시말서 요구를 견책으로 보고 그 처분을 취소한다는 뜻을 서면으로 통보한 뒤 징계위원회 절차를 다시 밟으시는 편이 좋습니다. 대법원은 사용자가 징계절차의 하자나 징계양정의 잘못을 스스로 인정하면 징계처분을 스스로 취소하고 새로 적법한 징계를 할 수 있다고 보았습니다(대법원 1994. 12. 27. 선고 94누11132 판결). 조사 단계의 문서는 처음부터 '경위서'라는 이름으로, 사실 확인 목적을 밝혀 요청하시는 편이 좋습니다.
취업규칙에 경위서를 받는 절차가 있다면 징계 전에 거쳐야 합니다.
대법원은 단체협약이나 취업규칙이 징계대상자에게 징계사항을 통보하고 경위서를 받도록 정한 취지를 변명과 소명자료를 제출할 기회를 보장하고 비위사실을 정확히 파악하려는 데 있다고 보아, 이 절차를 어긴 징계는 원칙적으로 무효라고 판단하였습니다(대법원 1992. 9. 22. 선고 91다36123 판결). 다만 같은 판결은 원래 징계에서 경위서를 받지 않았더라도 재심 절차에서 충분한 변명과 소명자료 제출 기회를 주었다면 그 하자가 치유된다고 보았습니다.
인사관리규정에 징계대상자로부터 시말서를 받아 인사위원회에 회부하도록 정해 두고 이를 받지 않은 사안에서도, 대법원은 직원이 징계사유를 알고 인사위원회에 출석해 변명할 기회를 가졌다면 징계해고의 효력에 영향이 없다고 판단하였습니다(대법원 1992. 12. 8. 선고 91누11025 판결). 따라서 취업규칙에 경위서 징구 절차가 있는 회사라면 징계위원회를 열기 전에 징계사유를 적어 통보하고 경위서를 받는 순서를 지키시고, 직원이 제출하지 않았다면 요청한 날짜와 방법을 기록해 두신 뒤 출석 통지와 소명 기회를 함께 주셔야 합니다.
경위서에는 사실과 본인 의견만 적게 합니다.
대법원은 사건 경위 보고를 넘어 반성과 사죄를 적게 하는 시말서 제출 명령은 헌법이 보장하는 양심의 자유를 침해해 정당한 명령이 아니라고 판단하였습니다(대법원 2010. 1. 14. 선고 2009두6605 판결, 헌법 제19조). 경위서 양식에 발생 일시·장소·경위·관련자와 본인 의견 항목을 두면, 사실 확인과 소명 기회를 한 문서로 받을 수 있습니다.
노무바나나의 무료 서식에 있는 경위서 서식은 이 항목으로 구성되어 있고 반성 문구가 없어, 조사 단계에서 바로 활용하실 수 있습니다.
받은 경위서로 징계사유가 성립하는지, 취업규칙 절차를 거쳤는지 판단이 서지 않으면 경위서 내용과 취업규칙 조항을 그대로 옮겨 공인노무사가 직접 만들고 검수하는 노무바나나 AI에 질문해 보십시오.
징계위원회를 앞두고 절차와 징계 수위를 서면으로 검토받아야 하는 사안이라면 공인노무사에게 자문을 요청하실 수 있습니다.
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